8.3.1 Årsberetning
Stavanger byggdrift KF (SBD) ble etablert i 2001 som et kommunalt foretak opprettet i medhold av kommuneloven §11. Vi er for tiden 340 ansatte som fordeler seg på avdelinger som renhold, kjøkken og kantinedrift, drift/vedlikehold, prosjekt og støttefunksjoner som regnskap, personal HMS/KS og administrasjon. Foretaket forestår drifts-, vedlikeholds- og renholdstjenester for bygninger tilhørende Stavanger kommune. Vi leverer også mat til sykehjem fra eget produksjonskjøkken som er etablert på Stokka.
Foretaket står ellers fritt til å drive samme type relaterte tjenester overfor andre offentlige eller private institusjoner også i andre kommuner.
SBD sine oppgaver er definert i dokumentet Eierstrategier – kommunale foretak (KF) av 2010:
- Stavanger Byggdrift KF skal forestå drifts-, vedlikeholds-, og renholdstjenester for bygninger tilhørende Stavanger kommune. Foretaket kan også forestå produksjon og distribusjon av mat. Foretaket kan videre tillegges andre oppgaver av Stavanger kommune etter avtale.
- Stavanger Byggdrift KF skal fritt kunne konkurrere om oppdrag i markedet innen foretakets formål, forutsatt at dette ikke får negative konsekvenser for foretakets primærtjenester overfor kommunen.
- Stavanger Byggdrift KF skal ha en betryggende økonomistyring og en kostnadseffektiv tjenesteproduksjon.
- Stavanger Byggdrift KF kan innenfor styrets myndighetsområde ta initiativ til å etablere interkommunale samarbeidsløsninger som vil styrke tjenestetilbudet overfor kommunen og gi en kostnadseffektiv tjenesteproduksjon.
- Stavanger Byggdrift KF skal kontinuerlig videreutvikle foretakets fagkompetanse innenfor de ulike virksomhetsområdene.
- Stavanger Byggdrift KF skal utvikle tjenestetilbudet overfor kommunen i tråd med endringer i prioriteringer og behov.
- Stavanger Byggdrift KF skal bidra til en konstruktiv samhandling med bestillerenhetene. Samhandlingen skal preges av åpenhet, forutsigbarhet og gjensidig respekt for de ulike funksjonene partene ivaretar.
- Stavanger Byggdrift KF skal integrere samfunnsansvar i tjenesteproduksjonen. Foretaket skal blant annet ha en klar miljøprofil.
SBD er utfører av de eiendomsrettede drifts-, vedlikeholds- og rengjøringstjenestene Stavanger kommune etterspør. Stavanger eiendom er foretakets største kunde og kommunens bestiller på flere fagområder. Det er en tett og utstrakt kontakt på operativt nivå. Samarbeidet fungerer godt og det er etablert gode møtetreffpunkt for å finne bedre og smartere løsninger til fordel for Stavanger kommune. Andre større bestillere er Stavanger Bolig KF og levekår for sykehjemmene. SBD driver kommunens eneste storkjøkken som produserer etter «sous vide» metoden og leverer mat til flere sykehjem med postkjøkken. SBD har fra 2016 også drevet kantinen i Olav kyrresgt.23 under ledelse fra storkjøkkenet. SBD leverer flere tjenester til andre kommunale virksomheter som blant annet Stavanger Parkering og Vann/avløpsavdelingen på Forus.
Økonomi og årsregnskap 2017
| Budsjett 2017 | Resultat 2017 | Regnskap- budsjett | Resultat 2016 | |
|---|---|---|---|---|
| Salg | 254 983 839 | 270 459 965 | 15 476 126 | 245 841 053 |
| Varekost videresalg | -76 367 000 | -84 049 595 | -7 682 595 | -76 825 587 |
| Lønn | -140 023 079 | -144 060 574 | -4 037 495 | -130 820 575 |
| Dekningsbidrag | 38 593 760 | 42 349 796 | 3 756 036 | 38 194 891 |
| Lønn administrasjon* | -8 931 084 | -8 609 989 | 321 095 | -8 751 617 |
| Andre driftskostnader | -18 878 500 | -19 366 059 | -487 559 | -18 057 725 |
| Brutto driftsresultat | 10 784 176 | 14 373 748 | 3 589 572 | 11 385 549 |
| Finansinntekter | 1 000 000 | 892 997 | -107 003 | 1 325 566 |
| Finanskost. /avs. pensjonsfond** | -3 456 176 | -2 246 885 | 1 209 291 | -1 465 015 |
| Netto driftsresultat etter avsetning pensjonsfond | 8 328 000 | 13 019 860 | 4 691 860 | 11 246 100 |
| * | ||||
| Det er bokført kr. 1087951 på internkjøp mellom avdelingene. | ||||
| *Lønn gjelder kun avd. adm. I øvrige avdelinger er adm.lønn ikke trukket ut som egen post. | ||||
| **Budsjettet inneholder kr. 10000 i finanskostnader og kr. 1774176 til pensjonsfond, samt overføring til investeringsregnskapet kr 1654574. Regnskapet viser totalt kr. 576138 i avsetning til pensjonsfond. |
Foretaket har for 2017 et regnskapsmessig mindre forbruk på kr. 13 millioner mot budsjettert til 8,3 millioner. Årets avvik er sammensatt av flere faktorer som kom bedre ut enn budsjettert. Forsiktighetsprinsipper i budsjetteringen la til grunn en lavere omsetning enn hva som ble oppnådd. Utover året så vi en optimisme i bestillinger som resulterte i ansettelser av flere fagpersoner. Det har gjennom året vært en økende oppdragsmengde og sees særs godt i prosjektavdelingen hvor omsetningen har økt mest i forhold til budsjett.
Pensjonsfond pr. 31.12 er lavere enn akkumulert premieavvik med kr. 576.138. Det er derfor aktuelt med avsetning til pensjonsfondet i 2017.
Investeringer i perioden har vært el. ladestasjoner og servicebiler.
Lavere sykefraværet forteller at ansatte trives på jobb. En nedgang de tre siste årene fra 11,4% til 7,86% viser at det gode og langsiktige HMS arbeidet bærer frukter, noe som igjen har en innvirkning på resultatet.
Alle avdelinger har stor oppmerksomhet på økonomi og spesielt kostnadskontroll. I 2017 viser både drift, prosjekt og renholdsavdelingen et positivt netto driftsresultat etter fordeling av felleskostnader. Produksjonskjøkkenet går lavere enn budsjettert blant annet på grunn av sviktende bestilling i tillegg til at kantinen i Olav Kyrresgt ender med et underskudd på kr. 500.000.
| Drift/prosjekt | Renhold | Kjøkken/kantine | ||
|---|---|---|---|---|
| Salg | 148 568 272 | 95 194 954 | 26 699 739 | |
| Netto driftsresultat | 8 802 425 | 5 118 962 | -901 527 |
HMS/ Personal
Arbeidsmiljøet i foretaket er godt, med en fin tone mellom ansatte, tillitsvalgte og ledelsen.
Det har vært avholdt 6 møter i foretakets arbeidsmiljøutvalg med behandling av 42 saker.
Faste saker til hvert møte:
- Systematisk HMS arbeid blant annet med vernerunder og kartotek av kjemikaliekartotek på byggene
- Info fra bedriftshelsetjenesten
- Sykefravær
- Avviksrapportering i synergi
- Info fra administrasjonen
Medbestemmelsesmøter er etablert og gjennomført med ledere og tillitsvalgte.
Medarbeiderundersøkelsen: Dette året har vi lagt ned mye arbeid for at flest mulig skal ha muligheten for å delta. Vi fikk opprettet både kommunal e-post og tilganger til pc for våre ansatte. Med god hjelp fra IT avdelingen som opprettet alle med e-poster opprettet vi selv fadderordning som var til god hjelp for de med utfordringer enten det var språk eller i pc bruk. Vi fikk benytte to undervisningsrom i Sandvigå 7 til gjennomføringen. Stor var begeistringen da undersøkelsen endte med deltakelse på over 80 % mot ca. 30 % årene før. Det er utarbeidet handlingsplaner etter funnene i undersøkelsen og disse er også har blitt en del av foretakets satsningsområder.
I 2017 har vi også revidert og ferdigstilt beredskapsplanen.
Sykefraværet
| Avdeling \ År | 2007 | 2008 | 2009 | 2020 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Drift service | 8 | 5 | 5 | 6,4 | 7,7 | 5,9 | 6,49 | 11,74 | 9,11 | 5,59 | |
| Prosjekt | 7,33 | 5,39 | |||||||||
| Renhold | 12,2 | 12,4 | 12,4 | 11,4 | 12,9 | 12,5 | 10,41 | 12,3 | 10,13 | 8,6 | |
| Kjøkken | 5,4 | 9 | 8,4 | 8,9 | 14,3 | 6,75 | 8,37 | 3,63 | 7,82 | 19,28 | |
| Administrasjon | 7,3 | 11,1 | 1,3 | 2,4 | 1 | 2,9 | 2,29 | 5,03 | 2,47 | 8,59 | |
| Samlet | 10,5 | 9,8 | 9,3 | 9,3 | 11,9* | 10,6 | 8,76 | 8,56 | 11,43 | 9,27 | 7,86 |
| * | |||||||||||
| *Ved overgang til nytt datasystem for lønn og personal var det for store deler av året ikke tilgjengelige data for registrert sykefravær. Det er stor usikkerhet knyttet til kriteriedataene. | |||||||||||
Avdelinger med få ansatte gir store utslag % vis. Gledelig er det at de største avdelingene har store nedganger slik at årsresultatet samlet for hele virksomheten har en god nedgang.
Det er vedvarende stor oppmerksomhet på arbeidet med oppfølging av sykemeldte. Målet for 2017 ble nådd og vi er veldig fornøyd med et samlet resultatet på 7,86%. Foretaket fremholdes som dyktige på oppfølgingsarbeidet blant kommunens virksomheter og arbeider aktivt med tiltak for tilrettelegging og reduksjon av sykefraværet gjennom hele året. Det er også i år langtidssykefraværet som er utfordringen.
HMS uka ble markert med sosialt arrangement hvor alle ansatte ble invitert til lunsj i vårt lager ved Flintegata. Ansatte fra flere nasjonaliteter sto for både tilberedning og servering av de flotteste nasjonale retter fra sitt hjemland. Folkedans var også et av innslagene fra to av våre ansatte. Flere har i etterkant meldt seg til å bidra til neste års. Slike arrangement skaper engasjement, trivsel og tilhørighet og ikke minst aktiviteter som ansatte setter stor pris på.
Hendelser gjennom året
Kurs og kompetanseheving er basert på handlingsplan etter medarbeiderundersøkelsene og medarbeidersamtalene. Vi har gjennomført fagkurser, lovpålagte kurs, førstehjelpskurs og norskkurs for å nevne noen.
Vi har startet opp med ukentlige renholdskurs som «ruller» gjennom hele året. Kurset videreutvikles etterhvert som alle ansatte har deltatt. Nye elementer trekkes inn og nye moduler utvikles. Kurset holdes og utvikles i egenregi av renholdskoordinator.
Ledergruppen gjennomførte et tilpasset lederutviklingskurs etter hva som fremkom i bedriftens medarbeiderundersøkelse i 2016. Kurset ble avsluttet våren 2017 sammen med flere nøkkelpersoner i bedriften.
Vi tar et større samfunnsansvar med flere lærlinger og flere i arbeidstrening. Våre samarbeidspartnere i dette arbeidet er: Bygg Opp, NAV, TAFU, Johannes læringssenter, Din utvikling og Stavanger kommune.
Strategisamling med styret og alle lederne hvor styret beslutter satsningsområdene for foretaket. Satsningsområdene videreføres til hver avdeling som arbeider videre med dette i sine fora. Enkelte grupper i avdelingene valgte å starte med egne strategimøter som ga en god start på oppgavene.
Vi har opprettet et nærere samarbeid med andre foretak. Her jobbes det med felles saker som kommer både foretakene og Stavanger kommune til gode. Dette er enkeltoppgaver/ansvarsområder, felles innkjøpsavtaler og felles systemer som for eksempel IK-Bygg
Etter at pilotprosjektet (digitalisering av arbeidsoppgaver) i driftsavdelingen var ferdig brukte vi tid på å finne det rette systemet som kunne ta oss videre. Vi «landet» tilslutt på systemet IK-Bygg. IK-Bygg er et internkontrollsystem som synliggjør byggets tilstand, skaderisiko og kostnader. Systemet visualiserer status på en oversiktlig måte slik at de som tar avgjørelser om prioritering av midler i kommunen har et godt bilde av situasjonen. Brukerne av systemet rapporterer ved hjelp av mobiltelefonen. Oppdraget og igangsettelsen av systemet har vi utført i samarbeid med Stavanger bolig KF.
Vi har også testet ut robotteknologien (renholdsmaskiner) og følger videre med i utviklingen av disse.
SBD har tatt i bruk nettbrett som arbeidsverktøy både som digitalisering av arbeidsoppgavene og med mål om å bruke mindre papir. Videre er det i planene at alle renholderen skal bruke nettbrett som rapporteringsverktøy,- og i 2018 gjennomfører vi et pilotprosjekt på akkurat dette. IK- Bygg har en egen renholdsmodul som vil kunne brukes også til å rapporterte på tvers i avdelingene.
Styrket byggeplasskontroll har vært et område vi har arbeidet med gjennom året. Vi har hatt tett samarbeid med politi, nav, arbeidstilsynet, skatt vest og innkjøpsavdelingen i Stavanger kommune.
Etter avtale med bestiller styrker vi byggeplasser med elektronisk innrapporteringssystem som følges opp med eget personell. Oppdraget vil også bli ivaretatt med flere stikkprøvekontroller gjennom året og med korte linjer inn til myndighetene.
Vi er en stor bidragsyter når Valget skal gjennomføres. Her rigger og drifter vi lokalene, står for flagging, er parkeringsvakter, tilbereder og leverer mat til funksjonærene, transporterer stemmesedler,- og gjør klar lokalene slik at de er klar til å tas i bruk allerede dagen etter.
Gjennom året er det sendt ut 8 nyhetsbrev til alle ansatte. Nyhetsbrevene finnes også på hjemmesiden til foretaket. I nyhetsbrevene informeres det om status i handlingsplaner, hva det jobbes med av saker, jubilanter og generell informasjon. Dette er også et tiltak etter tilbakemeldinger fra ansatte om behov for mer informasjon.
Foretaket ønsker at ansatte skal trives på jobb og har sosiale sammenkomster for å inkludere ansatte. Flesteparten av ansatte arbeider ute på byggene til Stavanger kommune,- og er lite sammen med kollega i det daglige. Det er derfor viktig å ha arenaer å treffes på.
Det har vært et krevende år med de nye avlønningssystemene, med sentrale tillegg og ansiennitetsstiger både i 2015 og 2016 som gjeldende. Vårt eget lønns/vurderingssystem gjør det enda mer krevende sammen med nye ansiennitetstiger også i 2017. Vi har derfor valgt å fase ut vårt eget system i løpet av 2018.
I november opprettet vi ny stilling i vårt satsningsarbeid innen storkjøkken/kantine. Matkonseptet skal utvikles videre i samarbeid med bestiller/eiere.
Foretaket har stor tro på utvikling av vårt produksjonskjøkken og til det trenger vi større plass. I flere år har virksomheten sett seg etter egnede nye lokaler for hele virksomheten. Vi startet på dette arbeidet igjen i 2017 og undersøkte muligheten for å utvide i Hillevåg hvor administrasjonen holder til i dag. Det ble også vurdert andre kommunale alternativer uten at noen av disse førte oss nærmere mål. Vi står nå ved et veiskille, hvor vi skal satse, utvikle og samlokalisere. Leiemarkedet vi er i dag står fortsatt som det mest aktuelle.
Vi har også opprettet midlertidig stilling med arbeids/ansvarsområder innen digitalisering av tjenesteområdene. Stillingen ble rekruttert fra egne rekker med varighet i første omgang for ett år.
SBD har ved fornying av billeasingavtaler valgt el.biler etter politisk vedtak om o-utslipp. I dag har vi installert ladestasjoner ved adm. bygget i Hillevåg. Utfordringene fremover kan bli å få ladestasjoner montert ute på byggene.
Likestilling og integreringsarbeid
Antall ansatte tilsvarer ca. 240 årsverk. Den største avdelingen er renhold som har en klar overvekt av kvinner, og innen drift og vedlikehold flest menn. Det har vist seg vanskelig å rekruttere det underrepresenterte kjønnet til avdelingene, selv om dette er et ønske for foretaket. Vi har en bevisst holdning til dette ved ansettelser og i 2017 ble ytterliggere en kvinne ansatt som driftsoperatør (vaktmester) og flere nyansatte renholdere i gruppen patruljen er menn.
I personal og regnskapsavdelingen er fordelingen 6 kvinner og 3 menn.
I foretakets styre er det 2 kvinner av 5 faste medlemmer.
Foretaket har et multikulturelt miljø med ansatte fra 42 forskjellige nasjonaliteter. Det er ikke blitt rapportert noen hendelser om diskriminering av ansatte gjennom året.
Styret
Foretaket har et styre der 4 av medlemmene er oppnevnt av bystyret og et medlem er valgt av og blant foretakets fast ansatte. Første varamedlem møter fast som observatør i alle møtene. Styreperioden følger kommunevalgperioden.
Det har i 2017 vært holdt 7 styremøter og styret har hatt 45 saker til behandling. Strategimøte med styret og ledergruppen ble gjennomført 21- 22 juni med oppmerksomhet på hvordan Stavanger byggdrift kunne levere enda bedre tjenester til Stavanger kommune enn som allerede gjøres i dag. Det var to innholdsrike dager hvor lederne fikk presentert sine godt utarbeidete planer. Av disse nevnes; moppevaskeri i egenregi, digitalisering, egne innkjøpsavtaler spisset mot oss som leverandør, effektiv arbeidsflyt, utvikling av storkjøkkenet sett opp mot den videre satsning med matglede/matlyst.
Styret får jevnlige oppdatering på foretakets økonomi, medarbeiderundersøkelse med etter-påfølgende handlingsplan, HMS arbeidet, sykefraværet og satsningsområdene. Det er tidligere rapportert at kommunens valgte system for økonomiforvaltning (FS) fortsatt er lite hensiktsmessig og må følges opp med tidkrevende manuelle rutiner.
Etikk
Stavanger kommune har utarbeidet etisk standard og regelverk for ansatte og folkevalgte. Foretaket har implementert dette regelverket som et supplement til sitt eget i en enkel folder. Etikk skal jevnlig stå på agendaen når foretakets ansatte har møter. Det har gjennom året vært på agendaen etiske problemstillingen. Etikk og kulturbygging vektlegges spesielt i 2018.
Marked
Foretaket leverer det vesentligste av sin produksjon i egenregi. Stavanger Eiendom, Stavanger boligbygg KF, Levekår, Stavanger parkering og vann/avløp er blant de største kundene våre. Vi leverer til enhver tid det vi blir forespurt om og vi har stor oppmerksomhet på å gjøre tjenestene våre enda bedre enn vi gjør i dag. I år har vi knyttet til oss andre avdelingen i kommunen som er blitt en del av vår kundegruppe. Vi leverer det meste vil blir forespurt om, enten det er å male opp pumperom, drifte parkeringsanlegg, flytteoppdrag, uansett oppdrag så finner vi en løsning. Stavanger byggdrift er til for kunden/eieren.
Utfordringer og fremtidsplaner
Organisering av kommunens eiendomsforvaltning har vært bebudet som politisk sak over lengre tid. Uteblitt avgjørelse fører til at også andre prosesser blir satt på vent, som et nytt FDV/økonomi system. Et nytt system ville tatt oss videre mht. digitalisering av mange arbeidsprosesser. Foretaket har ikke kunnet gjøre dette på egenhånd grunnet eiers valg av økonomistyringssystem. Vi har likevel valgt å gjennomføre digitaliserte arbeidsmetoder innen våre egne systemer/rutiner, d.v.s. fra bestilling mottas, iverksettes, utføres og rapporteres tilbake til regnskapsavdelingen. Vi har fortsatt tunge manuelle arbeidsoppgaver hva gjelder inn og ut rapportering av våre arbeidsoppgaver.
Foretaket ligger fortsatt langt tilbake med digitalisering av driften. Både drifts- og prosjektavdelingen ville kunne oppnådd smartere drift ved en digitalisering av rapporterings- og registreringsrutinene. SBD har som omtalt startet dette arbeidet. Vi har i 2017 digitalisert kvalitetskontrollene i drift og renholdsavdelingen med rapportering som er nettbasert.
Pilotprosjektet vi hadde i første del av året var så positivt at vi har gått til anskaffelse av systemet IK- bygg. IK- Bygg vil også brukes av Stavanger bolig og vil være en godt dokumentasjonsverktøy oss imellom. Systemet vil også tas i bruk innen andre tjenesteområder.
DISPONERING AV ÅRSRESULTATET
Årsresultatet endte opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 13,019 mill. For 2017 ble egenkapitalen i all hovedsak styrket av årets regnskapsmessige mindreforbruk og effekten av andre føringen på kapitalkontoen.
Egenkapitalen anses fortsatt som noe lav. I henhold til eierskapsmeldingen vurderes denne likevel som tilfredsstillende. Etter disponering av foreslått utbytte er egenkapitalen på 11,2%. Dette er en økning fra fjoråret som var på 5,7%
Styret sier seg tilfreds med et regnskapsmessig mindre forbruk på kr 13,019 mill. og styret foreslår følgende disponering av regnskapsmessig mindre forbruk:
- Utbetaling av utbytte til eier: kr 3,0 mill.
- Til disposisjonsfond: kr 10,019.869
8.3.2 Årsoppgjør og noter
8.3.3 Revisors beretning (pdf)