⇡ Til toppen
a a a

For å endre størrelse på tekst:

PC: Hold Ctrl-tasten nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Mac: Hold Cmd-tasten (Command) nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Årsrapport 2017

4.3.6 Internkontroll

Sektorovergripende internkontroll

Internkontroll inngår i kommunens samlede virksomhetsstyring. Internkontrollen skal tilrettelegge for målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering, etterlevelse av lover og regler samt læring og forbedring av rutiner og kvalitet i tjenestene. Prosjektet Videreutvikling av system for sektorovergripende internkontroll har utarbeidet tiltak for å videreutvikle internkontrollen i Stavanger kommune. Prosjektrapporten, med retningslinjer for internkontrollarbeidet som tar utgangspunkt i COSO-rammeverket for evaluering og utvikling av internkontroll, ble lagt frem for kontrollutvalget mot slutten av 2017 og deretter sendt videre til bystyret i januar 2018.

De mest sentrale oppgavene som vil utføres i tilknytning til anbefalte tiltak fra prosjektrapporten, er å fastsette et regelverk for internkontroll for å skape en felles forståelse for hva sektorovergripende internkontroll er og hvordan internkontrollen skal utøves. Regelverket vil omfatte mål og myndighetskrav, samt omtale av kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon, kommunikasjon og oppfølgingsaktiviteter. Videre skal den administrative styringsmodellen justeres slik at det blir tydeligere at internkontroll inngår i lederes ansvar. Dette innebærer at internkontrolloppgavene skal inn i årshjulet for planer og strategier.

Rødt flagg

Rødt flagg-gruppen ble etablert 2014, og har hatt som oppgave å vurdere indikasjoner på avvik gjennom systematiske kontroller av regnskapet. Rødt-flagg gruppen, som har bestått av representanter fra Sk-regnskap, Budsjett og økonomistyring, Innkjøp og Strategi og analyse, vil legges ned i sin nåværende form. Arbeidet med tverrfaglig gjennomgang av mulige avvik videreføres i jevnlige arbeidsmøter mellom Regnskap og lønn, Budsjett og økonomistyring og Innkjøp.

HMS internkontroll

Arbeidet med internkontroll og gode tilrettelagte systemer for HMS fortsetter. En fireårig handlingsplan for prioriterte satsinger innen HMS og arbeidsmiljø ble utarbeidet i 2017. Arbeidet med følgende satsinger har startet opp og skal videreføres: implementering av nye retningslinjer for hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU), arbeidsmiljøutvalgene (AMU) og HMS-grupper, forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler og styrket innsats nærvær/sykefravær, arbeidsmiljø og IA.

Nye retningslinjer for HAMU, AMU og HMS-grupper er tatt inn i ulike kompetansehevende tiltak for ledere, verneombud og tillitsvalgte i 2017. Arbeidet med implementering av retningslinjer skal videreføres.

I enkelte tjenesteområder er det høyere risiko for vold og trusler mot ansatte. Skjerpede krav i forskrifter fra 1. januar 2017 innebærer at alle tjenesteområder/virksomheter skal iverksette nødvendige tiltak for å forebygge og håndtere vold og trusler. Tiltakene skal være tilpasset utfordringene på den enkelte arbeidsplassen. Planlegging av arbeidet, opplæring og informasjon, utforming av arbeidslokaler, risikovurdering, tiltak og oppfølging skal ivaretas. Arbeidet med gjennomgang og forbedring av system for risikovurdering og kompetansehevende tiltak er startet opp og skal videreføres i 2018.

Kommunens samlede opplæring innen HMS og arbeidsmiljø for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg er gjennomgått og forbedret. Det gis fortløpende bistand og opplæring til både virksomhetsledere, verneombud, tillitsvalgte og personalgrupper. Konkret opplæring i konflikthåndtering, mobbing og trakassering, varslings- og meldekultur og forebygging og håndtering av vold og trusler er gjennomført i 2017.

For å ivareta arbeidsmiljøet på en god og effektiv måte, jobbes det med kulturen for å melde avvik og varsle om kritikkverdige forhold. Det er utarbeidet egne støtteverktøy til HMS-gruppene. Å legge til rette for at alle ansatte enkelt og umiddelbart kan melde fra om forslag til forbedringer og uønskede hendelser fører til forbedring og læring i organisasjonen.

I 2017 startet arbeidet med å få på plass et avviks- og forbedringssystem som er mer brukervennlig og intuitivt. For å sikre god involvering fra brukerne av slike system ble det gjennomført både kartlegging i virksomheter, og medvirkningsprosesser med ansattes representanter. Mangler i dagens system og muligheter i andre systemer er nå identifisert, og prosessen med anskaffelse av et nytt system skal sluttføres innen sommeren 2018. Arbeid med implementering av et mer effektivt avviks- og forbedringssystem skal etter planen starte høsten 2018.

Det er totalt rapportert inn 7 0021 avvik i avviks- og forbedringssystemet Synergi i 2017. Til sammenligning var det rapportert 5 744 avvik i 2016. Økning i antall rapporterte avvik er på 22 % sammenlignet med 2016. Generelt er det en økning av registrerte avvik i Stavanger kommune i løpet av de siste 5 årene. Dette betyr nødvendigvis ikke en økning i antall avvik i organisasjonen, men snarere en utvikling mot en ønsket kultur for å bruke avvik til læring og forbedring i organisasjonen. Ledere har ansvar for å saksbehandle alle rapporterte avvik. 70 % av innrapporterte avvik i 2017 er saksbehandlet og avsluttet. Tallet er ikke endelig, da det fortsatt er avvik fra 2017 som er under behandling. Til sammenlikning var 78 % av avvikene saksbehandlet og avsluttet i 2016.