Handlings- og økonomiplanen for 2017-2020 skisserte tre tverrgående satsinger i kommunens langsiktige fornyings- og omstillingsarbeid:

• Forenkling, forbedring og effektivisering
• Digitalisering og smartby
• Innbyggerinvolvering og samskaping

Satsingen på Smartby, digitalisering – og arbeidet med den nye administrative hovedmodellen har hatt stor oppmerksomhet i året som gikk. Arbeidet med å forenkle, forbedre og tilpasse tjenestene etter behov og demografiske endringer har også vært høyt prioritert.

4.2.1 Forenkling, forbedring og effektivisering

Det er tatt i bruk ulike digitale løsninger for å forenkle og forbedre arbeidsprosesser internt i kommunen – og for å forenkle innbyggernes kontakt med kommunen. Blant annet sendes det nå ut over 20 000 brev ved hjelp av digital post. Dette er sikkert og enkelt for innbyggerne, billigere for kommunen og bra for miljøet. Ved boligkontoret er det tatt i bruk en ny, digital løsning for enkelte typer søknader. Ved hjelp av robotisering av fakturabehandlingen i regnskapsavdelingen er det frigjort ressurser til å utføre annet arbeid. I hjemmebaserte tjenester er et nytt logistikkprogram tatt i bruk som skal bidra til mer effektive kjøreplaner i hjemmesykepleien, og færre ansatte hjem til hver bruker. Levekår har også begynt å ta i bruk ny teknologi for medisineringsstøtte (medisindispensere).

Forbedring av tjenester og nye metoder forutsetter rett kompetanse. Bruken av digitale opplæringsplaner gjør det nå enklere for ansatte å tilegne seg ny kompetanse. Det er også arbeidet med for å forenkle og forbedre planleggingen, gjennomføringen og dokumentasjonen av gjennomført kompetanseutvikling i organisasjonen.

4.2.2 Smartbyen Stavanger

Smartbyen er et av flere virkemidler for å løse de store samfunnsutfordringene. Nye arbeidsformer skal tas i bruk, og samspillet mellom offentlig sektor, næringsliv, akademia og innbyggere skal styrkes. Veikartet for Smartbyen Stavanger ble vedtatt i bystyret i desember 2016 og i løpet av 2017 er «Smartby-kontoret» etablert.

Smartby-arbeidets visjon er «smartere sammen» og forutsetter samarbeid og eller partnerskap på tvers av ulike skillelinjer og sektorer. Det har i løpet av året vært stor interesse for Smartby-satsingen og veikartet, både fra andre kommuner og offentlige/private virksomheter. Smartby-kontoret har deltatt og formidlet veikartet på ulike arenaer som Nordic Edge Expo og Smart City Expo World Congress i Barcelona.

Smartby- kontoret har jobbet mye med å etablere et bredt kontaktnett med forskjellige aktører som grunnlag for framtidige smartby-samarbeid. Ulike samarbeidsformer eller nettverk både lokalt, nasjonalt og internasjonalt er viktig for smartby-arbeidet. I løpet av året er det etablert et nasjonalt og et nordisk nettverk for Smarte byer, der også Stavanger kommune deltar. Dette arbeidet vil gi et godt grunnlag for videreutvikling av framtidige samarbeidsformer. Kommunens satsing på åpne data er også et viktig bidrag inn i smartby-arbeidet. Stavanger er en av de fremste kommunene i Norge på dette feltet, og flere andre kommuner har valgt å legge ut åpne data via Stavanger kommunens portal. Ved årsskiftet 2017/2018 er det publisert 189 åpne datasett.

4.2.3 Digitalisering

Digitaliseringsarbeidet i kommunen har tatt et stort steg framover, og digitaliseringsfondet gir økt finansiell styrke til dette området, jf. Sak 64/17 Digitalisering, formål og innretning, som ble fremmet for politisk behandling høsten 2017. I saken ble det redegjort for digitaliseringsfondets formål, krav til gevinstrealisering, sammenhengen mellom fondet og det helhetlige arbeidet med digitalisering i Stavanger kommune. Det ble vedtatt å gjennomføre en mulighetsanalyse for å identifisere områder som bør prioriteres til større digitaliseringsprosjekter og slik få størst mulig gevinstrealisering fra digitalisering.

I 2017 ble Samordnet regional digitalisering startet – et prosjekt hvor KS deltar sammen med Stavanger og åtte kommuner på Nord-Jæren. Hensikten med prosjektet er å samordne den digitale satsingen i regionen. Prosjektet skal blant annet utrede muligheten for å etablere arenaer som hjelp til å identifisere felles utfordringer for vår region. Et felles kompetansemiljø på digitaliseringsområdet vil gi en bredere plattform for felles initiativer og en arena til å møte nasjonale initiativer.

Robotiseringsteknologi har vært et av innsatsområdene i løpet av året, og det er gjennomført en pilot i Sk-regnskap. Her har en sett på muligheten for å effektivisere fakturahåndtering som til nå har blitt gjort manuelt. Anslått gevinstrealisering basert på erfaringene fra pilotprosjektet er ca. 2 000 arbeidstimer per år. Dette frigjør ressurser til andre arbeidsoppgaver.

Det er satt i gang et arbeidet med å kartlegge potensialet for digitalisering av tjenester og arbeidsprosesser, slik at det kan lages planer for hvordan egnede tjenester skal kunne gjøres tilgjengelige digitalt. Digitalisering av arbeidsprosesser (digitalt førstevalg) er et sentralt virkemiddel i dette arbeidet, sammen med f.eks. prosessforbedring og annen bruk av teknologi.

Det jobbes med digital innbyggerservice innen alle kommunens tjenesteområder. Ett mål er å gi innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Ved utgangen av 2017 hadde Stavanger 60 fullelektroniske søknadsskjemaer. 2 977 skjemaer kom inn via løsningen – en økning på 37 prosent sammenlignet med 2016. SvarUT er en nasjonal løsning for digitale utsendelser. I 2017 hadde kommunen 20 161 digitale utsendinger – en økning på 44 prosent fra året før.

4.2.4 Innbyggerinvolvering og samskaping

I løpet av 2017 er flere tiltak for å styrke innbyggerinvolveringen videreført, blant annet gjennom utvikling av nye verktøy og metoder, og bruk av nye samarbeidsarenaer og utvikling av tjenestetilbudene. Et viktig grep for å styrke innsatsen i innbyggerinvolvering og samskaping, er innføringen av den nye administrative hovedmodellen. Målene for endringen – Utenfra – og inn perspektivet (samfunns-, innbygger- og brukerperspektiv) – er løftet fram, og et nytt direktørområde for innbygger og samfunnskontakt er etablert.

Prosjekt beboerlyst

Ved hjelp av tildelte interne innovasjons og utviklingsmidler og midler fra Fylkesmannen ble prosjekt beboerlyst gjennomført i 2017. Prosjektets mål var å samle, utvikle og etablere metoder og arbeidsformer for god innbyggerinvolvering i Stavanger kommune. Det er etablert en egen intranettside med mal for medvirkningsplanlegging og gode eksempler. Denne er også laget som en enkel håndbok med ekstern lenke til deling med andre kommuner. Prosjektets arbeid er presentert internt i organisasjonen under Kompetansedelingsdagen og for kommune-Norge under Nordic Edge på et KS- seminar om innbyggerinvolvering. Prosjektet ble også presentert på inspirasjonstorget på innovasjonskonferansen til Fylkesmannen i Rogaland.

Nye nettsider og sosiale medier

Nye nettsider ble lansert i oktober 2017. Alt innhold ble skrevet på nytt, strukturert etter tjenester og språket ble strammet opp i tråd med kommunens klarspråksatsning. Sidene er utviklet i henhold til forskrift om universell utforming, og i tillegg er det jobbet med å tilpasse funksjonalitet og innhold til lesesvake grupper. Kommunens nye nettsider har funksjonalitet som gir innbyggerne mulighet til å komme med tilbakemelding. Slik kan nettredaksjonen raskt rette feil, oppdatere innhold eller på annet vis høyne kvaliteten både på innhold og funksjonalitet.

Det gode arbeidet med kommunikasjon i sosiale medier har fortsatt i 2017. De mest brukte sosiale kanalene benyttes daglig både til utadrettet kommunikasjon og informasjonsspredning, men også til å videreformidle innbyggernes innspill til kommunen. Aktivitetene på kommunens Facebook-side har særlig skapt oppmerksomhet, og enkelte poster har nådd ut til over en halv million mennesker.

Arbeidet med å målrette bruken av de sosiale kanalene pågår kontinuerlig. I 2017 ble for eksempel all kommunikasjon om kurs, arrangementer og lignende publikumsorientert informasjon flyttet ut til arrangementer på Facebook. Disse arrangementene vises automatisk på de nye nettsidene. I tillegg er den nye Facebook-siden Jobb i Stavanger opprettet for å rekruttere nye ansatte.

Kommunens språksatsing – klarspråk
Kommunens språksatsing har gjennom flere år fått nasjonal oppmerksomhet. Februar 2017 ble Stavanger, som første kommune i landet, tildelt Kommunal- og moderniseringsdepartementets klarspråkspris.

Språksatsingen er et prioritert område og fortsetter med ulike tiltak. I fjor fikk kommunen tilskudd fra KS til et prosjekt som skal forbedre språket i styringsdokumenter og beslutningsgrunnlag. Dette arbeidet er nå i gang.

Pilotprosjektet for spesiell tilrettelegging av informasjon, også kalt «lettlest», er ferdigstilt og skal innarbeides på kommunens nye nettsider.