Omstilling og organisasjonsutvikling
I 2017 ble arbeidet med å gjennomgå organisering av den administrative ledelsen i kommunen videreført. Målene for den nye organiseringen var en god koordinert oppgaveløsning på tvers av direktørområdene med et utenfra-og-inn-perspektiv, det vil si et samfunns-, innbygger- og brukerperspektiv. Det er lagt til rette for økt samordning og gjensidig tilpasning på tvers av fag og tjenester ved nettverks- og eller prosjektbaserte løsninger. Videre mer jobbing på tvers, og styrket evne til langsiktig omstilling i tråd med samfunnsutviklingen. Opprettholdelse av en effektiv styringslinje i driften var også viktig.
Ny organisering ble formelt innført 1. januar 2018. De nye tjenesteområdene og stab- og støtteområdene har fått navnene: Bymiljø og utbygging, Innbygger- og samfunnskontakt, By- og samfunnsplanlegging, Helse og velferd, Oppvekst og utdanning, Strategi og styring og Støtte og utvikling.
Attraktiv arbeidsgiver
Stavanger kommune må ha kompetent ledelse og engasjerte medarbeidere for å være en attraktiv arbeidsgiver. Medarbeiderundersøkelsen i 2017 viste at jobbengasjementet og arbeidsgleden fortsatt er stor. Ansatte opplever jobben som meningsfylt i følge hovedresultatene.
Kommunen må ha nødvendig kompetanse og deltar i en rekke forsknings- og utviklingsprosjekt, som ledd i å tilrettelegge for kunnskapsbaserte måter å jobbe på. Nødvendig kompetanse handler også om å beholde og rekruttere kompetent arbeidskraft.
Forbedring, nytenkning og innovasjon
Det er lagt grunnlag for et langsiktig fornyings- og omstillingsarbeid i hele organisasjonen. Alle kommunens tjenesteområder jobber kontinuerlig med digitale prosjekter. Det har vist seg stadig viktigere at arbeidet koordineres og samordnes.
Innovasjon og omstilling er å tenke nytt og smartere for å skape en enklere hverdag, få mer ut av ressursene, å ta i bruk nye arbeidsmetoder og fase ut arbeidsmåter som ikke lenger er hensiktsmessige. Det ble også i 2017 tildelt innovasjonsmidler til virksomhetene etter søknad. Kommunalstyret for administrasjon vedtok tildeling av kr 5,0 mill. til 14 innovasjons- og utviklingsprosjekt. De utvalgte tiltakene som får slike midler skal gi ny kunnskap, inspirere til nytenkning og stimulere til oppstart av flere interne forbedrings- og innovasjonsprosesser.
Formålet med Smartby-arbeidet er å styrke evnen til å håndtere de store samfunnsutfordringene, utvikle bedre og mer effektive tjenester til innbyggerne, bidra til nye næringsvirksomheter og nye arbeidsplasser, redusere klimagassutslipp og bidra til en mer bærekraftig samfunnsutvikling. Smartby-arbeidet forutsetter et trepartssamarbeid mellom offentlige virksomheter, næringsliv og akademia.
Smartbyen Stavanger bevilget i 2017 midler til tre innovasjonsprosjekter: Mitt Stavanger, SmartHelseHjemme og Smarte bymøbler. Hovedmålet med Mitt Stavanger er utvikling av en innbyggerplattform med de to pilottjenestene Min hverdagstur og Min møteplass. Hensikten med SmartHelseHjemme er å styrke satsingen på Leve HELE LIVET, ved å støtte innbyggerne i å ta vare på egen helse gjennom avstandsoppfølging og bruk av ny teknologi. Hovedmålgruppen er nye og eksisterende brukere av hjemmetjenesten. Smarte bymøbler viser til muligheter for å etablere et smartby-prosjekt for bymøbler. Se kapittel 4 for mer om Smartby, innbyggerinvolvering og samskapning.
Internkontroll
Internkontroll inngår i kommunens samlede virksomhetsstyring. Internkontrollen skal tilrettelegge for målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering, etterlevelse av lover og regler samt læring og forbedring av rutiner og kvalitet i tjenestene. Det er gjennomført et prosjekt i løpet av året som omhandler videreutvikling av system for den sektorovergripende internkontrollen. Prosjektrapporten, med retningslinjer for internkontrollarbeidet som tar utgangspunkt i COSO-rammeverket for evaluering og utvikling av internkontroll, ble lagt frem for kontrollutvalget mot slutten av 2017 og deretter sendt videre til bystyret i januar 2018.
Samfunnssikkerhet og beredskap
Stavanger kommune har deltatt i EU-prosjektet Community for risk management and risk assessment (CRISMAS). Prosjektet har hatt ulike delleveranser omkring risikostyring. Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (HROS) har blitt revidert som en del av dette prosjektet. CRISMAS ble avsluttet 31. desember 2017.
Det er i forlengelse av HROS blitt utarbeidet beredskapsplaner på et overordnet nivå. Enkelte av disse sektorovergripende planene ble øvd i 2017. Basert på HROS må hvert tjenesteområde gjennomføre spesifikke ROS-analyser, samt påse at det utarbeides virksomhetsspesifikke beredskapsplaner.
Våren 2017 ble et undervisningsopplegg for skoler og barnehager som omhandlet beredskap for alvorlige, tilsiktede hendelser avsluttet. Alle skoler og barnehager har vært på kurs i forebygging, sikring, planer og øvelser. Kurset ble arrangert med bistand fra politiet.
Arbeid mot voldelig ekstremisme
Stavanger kommune leder den regionale samordningsgruppen SAMVER som arbeider mot voldelig ekstremisme i regionen. Gruppen som består av kommunene Stavanger, Sandnes, Rennesøy, Randaberg, Sola og Time samt politiet og PST, ble i 2017 utvidet med fylkeskommunen, Kriminalomsorgen region Sørvest og RVTS1 Vest. Utvidelsen innebærer at nedslagsfeltet er betydelig utvidet. Gruppen bidrar til felles mål og retning i arbeidet på regionalt nivå, og i de enkelte kommunene gjennom kompetanseutvikling, felles tiltak og klargjøring av roller og ansvar. Hovedaktivitetene har vært risikovurdering av samarbeid og koordinering internt i SAMVER, øvelse på regional samordning, utarbeidelse av nyhetsbrev, kurs og seminar, samt oppstart av et rådgivningsteam.
Etikk og varsling
Stavanger kommune skal være en organisasjon med høy etisk standard. Åpen kommunikasjon og refleksjon rundt etiske problemstillinger og dilemmaer skal ivaretas på den enkelte arbeidsplassen. Etikk er innarbeidet i alle lederopplæringsprogram og er også sentrale tema i yrkesprofesjonene, spesielt i Oppvekst og levekår.
Bystyret behandlet i juni 2017 forvaltningsrevisjonsrapporten Risiko og forebygging av misligheter og korrupsjon. Formålet med prosjektet var å vurdere kommunens retningslinjer og rutiner for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon i forbindelse med myndighetsutøvelse i plan- og byggesaker. Rådmannen har foreslått endringer i Etisk standard for å bli tydeligere på rammer for personlige fordeler knyttet til gaver og representasjon. Videre er det foretatt endringer i rutiner for saksbehandling i plan- og byggesaker.
Prosjektet Sektorovergripende internkontroll, som ble avsluttet i 2017, legger blant annet til grunn at det skal gjøres risikovurderinger knyttet til misligheter og korrupsjon for alle virksomheter og avdelinger.
Kommunalutvalget, gruppeledere og rådmannens lederteam hadde i juni seminar om etikk, korrupsjon og misligheter av representant fra Transparency International Norge.
I desember forelå forvaltningsrevisjonsrapporten om varslingsrutiner og konflikthåndtering. Stavanger kommune ønsker at ansatte skal si fra om kritikkverdige forhold. De fleste saker tas opp med nærmeste leder, i tråd med kommunens retningslinjer. Det kan også varsles til overordnet leder, tillitsvalgt, verneombud eller varslingssekretariatet. Det er ingen sentral oversikt over antall varslingssaker som behandles i virksomhetene. Det er ikke kommet noen varslingssaker til varslingssekretariatet.
Indikatorer for måloppnåelse
Indikatorene som viser måloppnåelse for en handlekraftig organisasjon dekker både økonomiske og personal- og organisasjonsmessige forhold. Netto driftsresultat ble på 4,4 % i 2017 og er godt over den langsiktige målsetningen på 3,0 %. Egenfinansieringsgraden ble 63 % og dette er også over kommunens langsiktige målsetning på 50 %. Gjeldsgraden økte svakt til 62 % og er like i overkant av kommunens langsiktige målsetning på 60 %. Mer om det økonomiske resultatet omtales i kap 3.
Hovedresultatene i medarbeiderundersøkelsen viser at jobbengasjementet og arbeidsgleden fortsatt er stor i Stavanger kommune. Sykefraværet har imidlertid økt og er nå på 8,2 % i gjennomsnitt. Varslingskulturen er i positiv endring.
| Mål: Opprettholde det økonomiske handlingsrommet | ||
|---|---|---|
| Indikator | Målsetning | Resultat 2017 |
| Netto driftsresultat | 3 % | 4,4 % |
| Egenfinansiering av investeringer | > 50 % | 63,0 % |
| Gjeldsgrad | < 60 % | 62,0 % |
| Mål: God utnyttelse av arbeidskraft | ||
| Indikator | Målsetning | Resultat 2017 |
| Sykefraværet i organisasjonen | < 6 % | 8,20 % |
| Andel heltidsansatte i Stavanger kommune | 80 % | 72 % |
| Mål: Kompetente og engasjerte medarbeidere | ||
| Indikator | Målsetning | Resultat 2017 |
| Ansattes engasjement | > 70 % | 75 % |
| De ansattes opplevelse av organisasjonens gjennomføringsevne | > 70 % | 74 % |
| Helhetlig brukertilfredshet målt i brukerundersøkelser* | > 70 % | > 70 % |
| * | ||
| * For mer om brukerundersøkelser se kap 9.1. | ||
| Mål: Forbedret varslingskultur | ||
| Indikator | Målsetning | Resultat 2017 |
| Antall rapporterte avvik | > 3 prosentpoeng økning per år | 20,3 prosentpoeng økning* |
| Andel avvik som er saksbehandlet | 100 % behandling av innrapporterte avvik | 70 % |
| * | ||
| * Økningen i rapportere avvik i 2016 var svært liten, og det forklarer den store veksten i prosentpoeng i 2017. |
Forklaring av mål og indikator
Mål: Opprettholde det økonomiske handlingsrommet
Netto driftsresultat
Netto driftsresultat viser hvor mye kommunen har til disposisjon til egenfinansiering av investeringer og avsetning fra årets drift.
Stavanger kommune har som målsetning at netto driftsresultat over tid bør ligger på 3 % av driftsinntektene.
Egenfinansiering av investeringer
Stavanger kommune har som målsetning at investeringer skal finansieres med minimum 50 % egenkapital.
Gjeldsgrad
Det langsiktige målet for kommunens gjeldsgrad, er 60 %.
Mål: God utnyttelse av arbeidskraft
Sykefravær
Lavt sykefravær er gunstig både for arbeidsmiljøet og økonomien. Stavanger kommunes målsetning er at sykefraværet ikke skal overstige 6%.
Andel heltidsansatte i kommunen
For å utnytte arbeidskraften har Stavanger kommune et langsiktig mål om at minimum 80 % av alle ansatte skal ha en fulltidsstilling. Fulltidsstilling er definert som minimum 80% stillingsbrøk.
Mål: Kompetente og engasjerte medarbeidere
Ansattes engasjement
I perioder med omstilling og endring er det viktig å opprettholde både engasjement og nødvendig kompetanse blant medarbeiderne. Indikatoren er en sammenfatning av fem spørsmål i medarbeiderundersøkelsen knyttet til ansattes jobbengasjement og arbeidsglede. Målsetningen er fastsatt til 70 %.
De ansattes opplevelse av organisasjonens gjennomføringsevne
God gjennomføringsevne, sammen med god økonomisk styring og effektiv drift, er viktige faktorer for å opprettholde det økonomiske handlingsrommet. Måltallet viser medarbeiderens opplevelse av Stavanger kommunes gjennomføringsevne, som er et av temaområdene i medarbeiderundersøkelsen.
Helhetlig brukertilfredshet målt i brukerundersøkelser
God ledelse og engasjerte medarbeidere med riktig kompetanse skal levere gode tjenester til brukerne. Helhetlig brukertilfredshet i de viktigste brukerundersøkelsene skal være på minimum 70 %.
Mål: Forbedret varslingskultur
Antall rapporterte avvik
Helse, miljø og sikkerhet har høy prioritet i Stavanger kommune. Alle HMS-avvik skal rapporteres og behandles. For å øke bevisstheten rundt HMS og synliggjøre rapportering av avvik, er målsetningen at antall innrapporterte saker skal øke med 3 prosentpoeng for hvert år.
Andel avvik som er saksbehandlet
Innrapporterte avvik skal også saksbehandles slik at nødvendige tiltak kan implementeres. Målsetningen er at 100 % av årlige innrapporterte avvik skal saksbehandles.